Бизнес борется за удобство во всех сферах: выбирает удобно расположенные офисы, комфортную мебель, быстрый компьютер и удобное программное обеспечение. А об удобстве того, что отнимает значительную часть рабочего времени, большинство забывает.
Офисный сотрудник каждый день тратит от 10 до 100% времени на рабочие звонки. Поэтому удобно организованная телефонная связь имеет большее значение, чем стул с регулировкой спинки.
Как в несколько приемов сделать работу удобнее?
Компания «Мобилон», эксперт в организации связи для бизнеса, вводит среди своих клиентов стандарты эргономики связи. Это сложное понятие обозначает то удобство в ежедневной работе, которое может подарить всему офису правильно организованная телеком-инфраструктура. «У нас и так все удобно», — скажет половина предпринимателей. Однако прежде чем делать выводы, ответьте на вопросы:
— Сколько раз за день вам и вашим сотрудникам приходится принимать и делать телефонные звонки?
— Инфраструктура помогает вам оградить себя от рутинных задач по типу обработки однотипных входящих вызовов?
— Вы используете связь в офисе, чтобы эффективно взаимодействовать с коллегами и выполнять командную работу?
— Как часто возникают в офисе стрессовые ситуации, связанные с телекоммуникациями (большое количество звонков, невозможность вовремя принять или сделать звонок, недостаток свободных линий и т.д.)?
— Экономят телеком-решения рабочее время или тратят его?
Теперь, оценив ситуацию, вы имеете возможность сравнить ее с теми возможностями, которые доступны любому бизнесу.
Вот что предлагают своим клиентам в «Мобилоне». Прежде всего, осчастливьте «фею офиса». Администратор, секретарь, помощник директора заслуживают, чтобы их освободили от рутины, связанной с обработкой вызовов. Подключите голосовое меню, добавив пункты, на которые приходится значительная доля звонков. Например, вы обнаружили, что 30% звонящих в ваш офис хотят связаться с бухгалтером, а еще 20% — отправить факс. Выведите эти пункты в голосовое меню. Каждый позвонивший услышит: «Здравствуйте! Вы позвонили в компанию, где работают хорошие люди! Хотите отправить факс? Нажмите „один“. Связаться с бухгалтером? Нажмите „два“...» — и так далее. Каждый вызов будет встречен фирменным голосовым приветствием, а администратор офиса, освобожденный от половины вызовов, сможет заняться действительно важными делами. Выиграет весь коллектив.
Сэкономьте рабочее время, используя средства телекоммуникации. Если специалисту N необходимо посовещаться со специалистом M, один звонит другому — и через минуту все вопросы решены. Если же специалистам N и M понадобится скоординировать свои действия со специалистом A и B, все четверо, предварительно созвонившись попарно, поднимутся со своих рабочих мест и отправятся в переговорную. Но ведь можно использовать функцию телефонной конференции и поговорить вчетвером более оперативно, не тратя время на то, чтобы собрать всех в одном месте.
Пусть бизнесу будет удобно
Другой пример — короткая нумерация. Многие используют ее для того, чтобы звонить по коротким номерам из одного кабинета в другой, переводить звонки. Но если необходимо, например, позвонить водителю на мобильный, выясняется, что у сотрудника N нет его номера телефона, у сотрудника M нет выхода на «восьмерку», а администратор, у которого есть и то и другое, сейчас занят. Будет удобнее, если к мобильному телефону водителя тоже привязать короткий номер. Набрал «123» — и вот уже твой звонок у водителя в мобильном. В корпоративную телефонную сеть с единой короткой нумерацией можно добавить всех внештатных сотрудников. Более того — можно объединить филиалы в разных городах, чтобы переводить звонки друг другу так же, как если бы вся компания работала в одном офисном здании. В такой сети можно объединить все виды связи (проводную телефонию, мобильные номера, короткую внутреннюю нумерацию, sip-телефоны), используя различные планы переадресации. Сотрудник N набрал короткий номер сотрудника M, но M нет на месте. Ничего страшного, вызов будет переадресован ему на мобильный или домашний. Это действительно удобно.
Избавьтесь, наконец, от стресса и конфликтов, связанных со звонками. Узник телефонной трубки, клиент-менеджер N, разговаривает со своим клиентом, но не слышит его, потому что слышит только голос соседа по офису, беседующего в этот момент со своим клиентом. «Не могли бы вы тише?!» — говорит ему N, но сосед его не слышит, так как погружен в свой телефонный разговор. Раздражение накапливается, а рабочий настрой тает. Эргономика связи рекомендует: чтобы решить проблему, уберите телефоны. Вместо них используйте программное обеспечение («софтофон») и стереогарнитуры, подключенные к компьютерам. Все сотрудники в кабинете смогут оперативно принимать и осуществлять телефонные звонки, при этом будут слышать только голос своего телефонного собеседника. За такое усовершенствование скажут спасибо специалисты техподдержки, сотрудники клиентской службы и все, чья работа «приклеена» к телефону.
Защитите от туннельного синдрома клиентов, партнеров, подрядчиков — всех, кто звонит в вашу компанию. Эргономичная связь учитывает интересы тех, кто находится на другом конце провода. Не заставляйте своих абонентов по несколько раз набирать ваш телефон. Подключите многоканальный номер, очередь звонков и функцию автоинформатора. Каждый звонок встретит автоинформатор: «Здравствуйте, вы позвонили в компанию, где работают хорошие люди! Пожалуйста, оставайтесь на линии, ваш звонок второй в очереди ожидания». После этого администратор или другие сотрудники смогут постепенно принять все вызовы.
Телекоммуникации должны и могут отвечать задаче развития бизнеса. Переезжаете? Инфраструктура едет с вами! Пакуйте ее в коробки, перевозите на новое место и работайте дальше с привычной телефонной сетью, прежними городскими номерами и инструментами. Приятно, что вместе с телефонной сетью переедут рекламные сообщения и визитки со старыми телефонными номерами.
Расширяете штат? Инфраструктура быстро масштабируется — подключить новые линии проще, чем найти новых специалистов. Всё это работает и в обратную сторону. В период отпусков или в «низкий» для бизнеса сезон ненужные линии можно отключить, чтобы не платить за них. Помните, что телекоммуникации призваны дарить удобство, комфорт и эффективность в работе. Над этим и работают специалисты «Мобилона», создавая эргономичную связь для бизнеса.
Телефон отдела продаж готовых решений:
Услуги телефонии: http://krastelefon.ru
Сайт компании: http://mobilon.ru
Иван Налимов
На правах рекламы
