Займитесь подготовкой к мероприятию заранее, это может сэкономить до 50% бюджета по многим статьям
Наталья Харитонова, директор агентства «Фабрика событий Bellini group»: «Главный совет — начать подготовку к корпоративному празднику как можно раньше. Это значительно сэкономит бюджет: за срочность режима многие подрядчики добавляют до 50% от обычной стоимости услуг. Раннее бронирование особенно важно при выборе места проведения корпоратива.
В Красноярске не так много мест, способных вместить большое количество людей. Поэтому, например, для новогодних корпоративов площадки стоит бронировать за полгода до события. Если вы хотите индивидуальную программу, заняться ее разработкой стоит как минимум за три месяца до мероприятия».
Замените застолье фуршетом, сделайте гастрономическую составляющую частью развлекательной программы
Максим Антипов, ведущий мероприятий, режиссер: «На мой взгляд, гастрономическая составляющая — это приятный, но не обязательный элемент корпоративной вечеринки. Более того, тенденция к сокращению алкоголя на таких мероприятиях наблюдается уже несколько лет. Если же вы не хотите отказываться от еды совсем, замените традиционное застолья фуршетом. Это точно будет дешевле и не так сильно будет отвлекать от основной части программы.
Или же можно обойтись собственными кулинарным деяниями — совместно с коллегами сделать салат и придумать ему название. Гастрономическая составляющая может стать и частью развлекательной программы вечера. Мы неоднократно использовали такой прием: брали торт и предлагали украсить его, написать на нем какие-то пожелания. Это всегда проходит на „ура“».
Проявляйте гибкость в вопросе выбора дат мероприятия
Антон Денисов, директор агентства Good Story: «Выбирайте для мероприятия нестандартные даты. Все хотят провести корпоратив в пятницу, 23-го декабря, но можно сделать тоже самое в понедельник, 26-го. Уже одно это позволит сэкономить бюджет: услуги тех же артистов будут дешевле, возможно, площадка проведения пойдет на уступки и снизит цену на аренду и еду. Это правило особенно актуально для новогодних праздников, но работает оно в течение всего года.
Пятница-суббота — самые „дорогие“ дни для проведения корпоративных вечеринок. Мероприятие, организованное с воскресенья по среду, точно обойдется дешевле. Гибкость подхода можно проявить и в выборе времени проведения корпоратива. Например, устроить его утром — такой современный „зожевский“ вариант. Однако в этом случае и сам коллектив должен быть готов на такой эксперимент, иначе праздник не удастся».
Узнавайте гонорар ведущего у него напрямую
Андрей Дунаев, ведущий корпоративных мероприятий: «Определитесь с бюджетом корпоративного мероприятия до того, как начнете его подготовку и заключите договор с агентством.
Это сильно упростит процесс и, если даже не принесет экономию, то позволит не выйти за рамки запланированных на праздник затрат.
Еще один совет: проявите инициативу и самостоятельно свяжитесь с предполагаемым ведущим мероприятия, чтобы узнать реальный гонорар этого человека. Прямой контакт с ведущим поможет сократить ваши расходы».
Организуйте развлекательную программу собственными силами, но не экономьте на ведущем
Максим Антипов, ведущий корпоративных мероприятий: «Приглашенный артист еще ни разу не помешал ни одной корпоративной вечеринке. Но если стоит задача сэкономить бюджет, можно пойти и другим путем — сделать концертную программу силами вашего коллектива. Заранее подготовленные номера, песни, стихотворения — привлечь к участию в программе можно и членов семей ваших сотрудников. Знаю примеры, когда подготовленные таким образом мероприятия проходили не хуже, чем при участии профессиональных артистов.
Однако надо понимать: такой подход уместен, когда в коллективе есть творческие энтузиасты. А вот на чем я бы советовал не экономить — это профессиональный ведущий. Особенно, когда мы говорим о программе, организованной собственными силами — кто-то должен всех грамотно направлять».
Тематическое мероприятие не потребует серьезных затрат
Антон Денисов, директор агентства Good Story: «Основательно продумайте тематику мероприятия, подключите к его подготовке сотрудников компании — это уже серьезная экономия. Как минимум, не придется тратиться на артистов. К примеру, у нас был удачный опыт организации корпоратива, основной темой которого стали танцы. Чирлидинг с поддержками, страстное танго — и все это в исполнение сотрудников компании. Подготовка к мероприятию не потребовала серьезных денежных затрат на приглашенных артистов, при этом само событие было отличным».
Работа с организатором мероприятий сбережет время и ресурсы
Наталья Харитонова, директор агентства «Фабрика событий Bellini group»: «Часто компании не хотят отдавать подготовку мероприятия в руки организатора, а пытаются общаться с подрядчиками самостоятельно, полагая, что так можно сократить расходы. Но это заблуждение: поясню на нашем опыте работы. Да, мы как компания-организатор выставляем гонорар за свои услуги, но у нас есть и возможность сэкономить: партнеры (площадки, артисты) дают нам хорошие скидки, а мы „делимся“ ими с заказчиками.
Кроме спеццен от подрядчика, есть еще один плюс: профессиональный организатор точно знает, какие расходы можно сократить без ущерба для качества мероприятия. К примеру, одно из частых заблуждений — отдавать значительный бюджет на оформление площадки, в то время, когда его стоило бы перераспределить на развлекательную программу. Ведь что самое важное в любом мероприятие? То „послевкусие“, которое оно оставляет. В итоге, работа с организатором стоит столько же, как и работа с подрядчиками напрямую, но точно экономит время и рабочий ресурс».
Не разориться на мобильной связи при проведении переговоров во время подготовки корпоративного мероприятия поможет мобильный оператор Tele2. Во-первых, это экономия денег. Пакетные тарифы для бизнеса включают комплекс услуг: минуты для звонков на любые номера России, SMS, гигабайты интернет-трафика и бесплатное общение между сотрудниками компании. Тарифный портфель Tele2 для корпоративных клиентов поможет успешному развитию любого дела.
Во-вторых, это экономия времени. Корпоративные тарифы Tele2 дают возможность просто и быстро решать множество вопросов через «Личный кабинет» — от управления счетами до получения отчетной документации без очередей. А сэкономленное время можно потратить на более тщательную подготовку к корпоративу. Оставить заявку на подключение можно на tele2.ru.
Фото персон из личных архивов
Наталья Шварц
На правах рекламы
