Запишите задачи
Известный факт: каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут на выполнение. Время, проведенное за размышлениями на бумаге о том, что необходимо сделать, прежде чем приступить к работе, принесет вам доход в 1000 процентов энергии и сэкономит по десять минут на каждую минуту, которую вы вложите в планирование работы до ее начала. Поэтому начните с планирования дел.
Лучшее время для подготовки перечня задач — вечер накануне. Составляя список в это время, вы позволяете своему подсознанию работать над ним в течение всей ночи, пока вы спите. Так повышается шанс, что утром вы проснетесь со свежими идеями и прозрениями, которые помогут вам добиться некоторых из самых важных целей, включенных в список.
Приучите себя к концентрации
Если вы всерьёз решили доделать все дела, то вам ничего не должно отвлекать. Не откликайтесь на каждый звонок телефона или сигнала входящей почты: пусть все подождут.
Остановись. Подумай. СделайЗакройте дверь, выключите гаджеты, отложите все дела в сторону, чтобы полноценно поработать над одной, самой значимой задачей, которая принесет наибольшую пользу вашей компании или карьере на данном этапе. И когда такое поведение войдет у вас в привычку, ваша продуктивность и результаты быстро удвоятся и даже утроятся.
Многие высокопродуктивные руководители пользуются хитрым приемом: они работают дома — по утрам, по вечерам или в выходные, — когда имеют возможность спокойно сосредоточиться и им никто не мешает. Попробуйте и вы жить в таком ритме.
Сгруппируйте задачи
Чтобы вам было проще справиться со своими делами, попробуйте их сгруппировать. Другими словами, выполняйте схожие задачи в одно и то же время. Во всем, чем вы занимаетесь, прослеживается так называемая кривая обучения. Когда вы выполняете ряд похожих или идентичных задач, кривая обучения позволяет вам сокращать время, выделяемое на решение каждой задачи.
И что делать, если они вокруг васНапример, если вы работаете с корреспонденцией, пишете письма или отвечаете на сообщения, то можете объединить все задачи такого рода и осуществлять их разом. Также можно сгруппировать и телефонные звонки, выстроив их в ряд. Если вам необходимо проводить интервью с несколькими людьми, назначьте все встречи следом одну за другой. Похожие задачи лучше выполнять последовательно, а не с перерывами: одну — сейчас, другую — как-нибудь потом, а третью — еще позже.
Будьте гибким
Пересматривайте свои планы регулярно, особенно если испытываете разочарование или ощущаете сопротивление любого рода. Будьте готовы переделывать их по мере поступления новой информации, особенно пришедшей по каналам обратной связи.
Помните: почти у каждого плана есть изъяны — как крупные, так и мелкие. Постоянно выискивайте их. При ежедневной переоценке своих планов вам часто будут приходить на ум новые идеи, открываться новые перспективы, которые позволят выполнить задачу быстрее, чем вы первоначально рассчитывали.
Делегируйте
Поручайте другим всю работу, которую они могут сделать не хуже или лучше вас. Используйте «правило 70 процентов». Если кто-то из вашего окружения способен справиться с работой на 70 процентов качественнее, считайте такую задачу первоочередным «кандидатом на вылет» из круга ваших обязанностей. Таким образом, вам удастся сосредоточиться на самых важных делах, которые требуют вашего непосредственного участия.
Распределяйте правильно время и не забывайте отдыхать!
По материалам книги «Тайм-менеджмент» (Манн, Иванов и Фербер, 2015 — 144 стр)
