Предпринимателям рассказали, как организовать совместную работу сотрудников и предоставить им сервисы, необходимые для продуктивной работы.
В определенный момент приходит время объединять сотрудников в общей рабочей среде для более продуктивного взаимодействия, поскольку мощностей обычных пользовательских сервисов уже не хватает. Для решения этой задачи есть два решения — построить свою IT-инфраструктуру или использовать облачные сервисы. У каждого есть как достоинства, так и недостатки.
Сервер — это физическое устройство, которое хранит данные и обеспечивает работу корпоративных сервисов. Он стоит у вас в офисе в отдельном помещении (для такого оборудования важен микроклимат) или его можно арендовать в дата-центре. Серверы обеспечивают высокую производительность и полный контроль над всеми аспектами IT-инфраструктуры. Вы сами решаете, какое оборудование использовать, как его настраивать и обновлять. Сотрудники подключаются к такому серверу как правило из офиса, хотя обычно есть возможность настраивать удаленный доступ — это определяется политикой конфиденциальности компании.
Чтобы его обслуживать, нужно нанимать специалистов. Кроме того, создание собственной инфраструктуры требует значительных затрат на старте. В первый год расходы могут быть в три раза выше, чем в последующие, так как нужно приобрести оборудование, оплатить лицензии, настроить сеть на каждом устройстве, обеспечить бэкапы, обучить персонал. Также помните, что оборудование устаревает, поэтому обновлять его компоненты стоит каждые три — пять лет.
Облачные решения — это удаленные ресурсы, доступ к которым можно организовать откуда угодно. Они включают место для хранения данных, вычислительные мощности и другие IT-услуги. Облако обеспечивает совместный удаленный доступ к хранящейся на нем информации, а файл не потеряется в случае сбоя — все данные хранятся на разных серверах.
Например, «Яндекс 360 для бизнеса» предлагает SaaS-решения для работы: корпоративная «Почта», общий «Календарь», «Диск» для хранения данных, «Документы» для совместной работы, «Телемост» для видеоконференций, «Трекер» для управления процессами и проектами. С их помощью задачи может выполнять достаточно большая команда. Работа происходит в так называемом закрытом контуре, в который не могут проникнуть те, у кого нет учетных записей для доступа. Клиенту нужно только выбрать подходящий тариф.
В данном случае платить за оборудование не надо, технические специалисты в штате тоже не нужны. Настройка, обучение, обновления, «переезд» офиса — все берет на себя поставщик услуги.
«Бизнес, решившийся на внедрение SaaS-платформы, часто беспокоится о безопасности данных компании. Обеспечение надежности самого сервиса находится в зоне ответственности поставщика услуги. Ежедневное резервное копирование позволяет защитить клиентские данные от различных форс-мажоров, в том числе, от возможных сбоев и поломок оборудования. Хранящаяся информация максимально защищена, ведь все дата-центры компании располагаются в России. Например, все данные пользователей „Яндекс Почты“ защищены в соответствии с международными стандартами безопасности. Потенциально опасные электронные письма технология „Спамооборона“ блокирует заранее, не доставляя их клиентам», — пояснил руководитель отдела продаж «Яндекс 360 для бизнеса» Роман Королев.
Если у компании есть ресурсы для создания и поддержания локальной инфраструктуры, свой сервер — логичное решение. Вы сами отвечаете за безопасность данных и не зависите от сторонних поставщиков. Его мощности также можно расширять, хотя это и занимает достаточно много времени. Кроме того, на сервере также можно настроить удаленный доступ сотрудников к файлу. Это требует некоторых усилий, но данные не выходят за пределы внутренней системы.
«Облако» — выбор для тех, кому важны гибкость и возможность быстрого масштабирования. Затраты на установку и обслуживание облака ниже, но важно учитывать, что работа сервера зависит от вендора, который самостоятельно обслуживает локальную сеть и обеспечивает безопасность данных. Команду можно подключить к работе откуда угодно. Приятный плюс — понятный интерфейс: уже знакомые большинству сервисы, только в рабочем контуре.
